働き方改革やDX（Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション）が推進されている今、さまざまな企業で業務のデジタル化が進められています。

しかし、デジタル化を進めるにあたって、「DXとの違いが分からない」「デジタル化するメリットを知りたい」とお考えの企業担当者の方もいるのではないでしょうか。

本記事では、業務のデジタル化の概要をはじめ、DXとの違いやデジタル化のメリットについて解説します。

業務のデジタル化とは

業務のデジタル化とは、紙媒体や電話、FAXなどを用いたアナログ業務をデジタル技術の活用によって電子化・自動化・省人化することです。

デジタル化には、デジタイゼーションとデジタライゼーションの2つの定義があります。

▼デジタル化の2つの定義

総務省『令和3年版 情報通信白書』を基に作成

デジタイゼーションでは、特定の業務プロセスを効率化する目的でITツールを導入します。一方のデジタライゼーションでは、ビジネス戦略や外部環境も含めて、プロセス全体のデジタル化を図ることが目的とされています。

出典：総務省『令和3年版 情報通信白書』

DXとの違い

DXは、デジタル技術やデータ活用を通してビジネスモデルの変革を図り、新たな価値創出、競争上の優位性を確立することを指します。

デジタル化の目的は、デジタル技術を用いて業務の自動化や効率化を図ることです。一方DXは、デジタル化を通じて特定の目的（組織文化の変革、新たなサービス提供など）を達成するための手段である点に違いがあります。

デジタル化とDXの領域は、以下のように分けられています。

▼デジタル化とDXの領域

画像引用元：総務省『令和3年版 情報通信白書』

なお、DXについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

出典：総務省『令和3年版 情報通信白書』

業務をデジタル化するメリット

業務をデジタル化することで、さまざまなメリットが期待できます。

①業務効率の向上

業務をデジタル化すると、業務効率の向上が期待できます。

従来のアナログ業務を、ITツールやロボットなどを活用して自動化・省人化することで、業務時間・工数を削減することが可能です。

業務時間や工数が削減されると、担当者がコア業務に時間を充てられるようになるため、業務効率が上がり、生産性の向上にもつながります。

②多様な働き方の実現

多様な働き方を実現できることも、業務をデジタル化するメリットの一つです。

これまで紙媒体や電話などで対応していた業務をデジタル化すると、時間・場所の制限なくオンライン上で業務を行えるようになります。

電話対応やFAX送信のためにオフィスに出社したり、書類を別の部署に渡したりといった対応が不要となり、リモートワークでの多様な働き方を実現できます。

③情報共有の円滑化

業務をデジタル化するメリットとして、情報共有の円滑化が挙げられます。

業務で発生するさまざまな情報を電子データとしてITツール・電子媒体で管理することで、システム間のデータ連携や、オンラインでのデータ提出が可能となります。これにより、社内の情報共有をスムーズに行えるようになります。

また、社内の申請・承認などの決裁をオンライン上で行えるツールを活用すれば、決裁フローを短縮して意思決定のスピードを早めることも可能です。

④コンプライアンスへの対応

コンプライアンスに対応できることも、業務をデジタル化するメリットです。

業務をデジタル化することで、業務プロセスや処理が規定どおりに行われたか、履歴データを蓄積して証跡管理を行えます。

また、必要なセキュリティ対策を講じることが可能なため、管理する業務やデータに合わせて適切なアクセス・機能制限を設定できるITツールを利用すれば、情報漏洩、改ざんなどのリスクを防止し、より安全性の高い業務環境になります。

⑤データ利活用の促進

業務をデジタル化すると、業務に関するさまざまなデータがITツールやアプリケーションなどに蓄積されます。

これらのデータを参照したり再利用したりすることで、より効率的に業務を進めることができます。また、データを分析することで、業務プロセスにおける問題点を発掘したり、営業データに基づいてアプローチ方法を検討したりと、業務改善につなげられます。

業務のデジタル化を推進するための3ステップ

業務のデジタル化を進める際は、事前準備とデジタル移行後のフォローを行うことが重要です。

①業務の棚卸をして課題を洗い出す

デジタル化する業務を選定する前に、業務の棚卸を行い、課題を洗い出す必要があります。

業務内容・フローを整理して、負担が大きいアナログ業務や非効率な業務を可視化することがポイントです。

特に定型業務やバックオフィス業務は、比較的デジタル化を図りやすい業務といえます。アナログ業務の課題を可視化したあとは、デジタル化によって効率化を図れそうな業務をリストアップします。

②ITツール導入の必要性を検討する

ステップ①で洗い出した業務について、デジタル化が本当に必要か、またどのようなITツールなら解決できるかを検討します。

現状の業務課題を踏まえつつ、デジタル化によって解決したいことを明確にすると、ITツールに求める機能を整理しやすくなります。

③導入・効果測定をする

ITツールを導入したあとは、課題の解決につながったか、どれくらいの効果が得られたのか、定期的に効果測定を実施することが重要です。

効果測定の結果、新たな課題が見つかったときには、業務フローやITツールを見直す必要があります。

デジタル化の取り組み例

ここからは、業務をデジタル化する取り組み例を紹介します。

電子承認・決裁の導入

デジタル化の取り組み例として、電子承認・決裁の導入が挙げられます。これまで紙媒体で行っていた社内の申請・承認のやり取りをペーパーレス化することで、決裁・契約スピードの向上や、リモートワークの実現につながります。

▼申請書類をペーパーレス化した事例
医薬品・医療機器メーカーのA社では、500を超える申請書類を紙媒体でやり取りしており、手続きやチェック作業を人の手で行っていました。

申請書類の処理・申請・承認が大きな負担となっていたことから、稟議書や海外出張申請書などの一部をBPM（Business Process Management：ビジネス・プロセス・マネジメント）ツールに移行しました。

ペーパーレス化によって承認ステップが可視化されたことで、情報の回覧速度が大幅に向上しました。また、外出・出張中でも業務を継続できるようになったことで、効率的な決裁フローを実現しています。

詳しい資料は、こちらからダウンロードいただけます。

グループウェアの導入

業務のデジタル化には、グループウェアの導入も有効です。グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化を図るソフトウェアのことです。

グループウェアを導入すると、業務の進捗状況や担当者のタスクなどを管理できるほか、情報伝達・共有のためのコミュニケーションを取れるようになります。業務連絡の負担を軽減することで、ナレッジ共有の促進につながります。

BPMツールの導入

BPMツールの導入も、デジタル化の取り組みの一つに挙げられます。

BPMツールは、業務プロセスを可視化して継続的な改善を行い、最適化につなげるためのツールです。

▼BPMツールの役割

業務プロセス全体を管理してデジタル化を図ることで、処理の自動化、業務フローの標準化、情報のナレッジ化が可能になります。

▼BPMツールで正確な書類作成と業務フローの遵守を実現した事例
各種海外プロジェクトの保険契約媒介を手がけるB社では、紙媒体での処理や従業員の個々の経験による処理が行われていました。このような業務管理体制の見直しを図ることを目的に、BPMツールを導入しました。

BPMツールを活用して、業務プロセスの可視化、書類の電子フォーマット化の検討や承認ルートの洗い出しを行い、新たなフローを構築しました。

フローの構築にあたっては、トライ＆エラーを繰り返すことで、よりよい業務管理体制を実現しています。また、手作業で行っていた作業を自動化したことで、業務の正確性の向上・効率化にもつながっています。

事例の詳細はこちらで紹介しています。併せてご覧ください。

まとめ

この記事では、業務のデジタル化について以下の内容を紹介しました。

• 業務のデジタル化とは
• DXとの違い
• 業務をデジタル化するメリット
• デジタル化を推進するためのステップ
• デジタル化の取り組み例

アナログ業務のデジタル化によって、業務効率の向上や多様な働き方の実現、情報共有の円滑化、コンプライアンスへの対応、データ利活用の促進といったメリットが期待できます。

デジタル化を図る際は、現在の業務の棚卸を行い、アナログ業務の課題を解決できるITツールを導入することがポイントです。また、ITツールの導入後は、定期的に効果測定を行い、改善を繰り返すことも欠かせません。

『コレオス』が提供するBPMソフトウェア『BP Director』は、組織内のあらゆる業務をデジタル化して、業務プロセスの管理・改善を支援します。各部署で使用する既存システムやデータとの柔軟な連携によって、業務プロセスを統合できるほか、アナログな業務を自動化・省人化することが可能です。

なお、業務のデジタル化を含む業務改善のアイデアについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。