導入事例
集中化した債権書類の棚卸負荷や移動リスクを解決へ
ICタグ対応の債権書類管理システムに移行、
より精緻かつ安全な運用管理体制を構築

債権書類を厳正に管理する方法のひとつとして、各営業店が保有している債権書類の現物を本部の金庫室等に集約し、管理部門がその運用や保管を担うことで、金融機関全体の管理を統制・標準化する体制が挙げられます。多摩信用金庫では、早期から債権書類現物を本部金庫室に集中化していましたが、長期的な管理を続けていく中で、いくつかの課題が生まれてきました。

「もともと債権書類の集中化はしていましたが、簡易的なシステムを使っており、管理できているのは店舗ごとの書類件数がメインでした。債権書類の明細については一部しか管理しておらず、精緻な管理ができていないことが従来の体制における課題のひとつでした。」と、同金庫のシステム部門であるIT戦略グループ担当者は振り返ります。

債権書類は契約単位でまとめて保管しているものの、その具体的な書類名を記した明細の管理は、一時返却が発生した書類にとどまっていました。そのため、年1～2回の棚卸業務では、書類1件1件が本当に含まれているのかを目視確認で行う必要がありました。実際に棚卸を担当しているローン管理課担当者は、その人的負荷の多大さを次のように話します。

「棚卸業務は別の情報系システムから店舗順・融資実行日順で出力したリストを使用して行っていました。金庫室の書類もこの順序にあわせて並べているのですが、書類件数は当時でも14万件ほどあり、ローン管理課20名が本業の合間に総出で行っても20日間ほどかかっていました。」

また、営業店から書類内容の照会があった際の対応も課題になっていました。

「金庫室に書類があるので、営業店から中身を見たいという要請があったときは現物を一時的に渡す必要がありました。いちいち現物の移動をしなければならず、手間だけでなく、重要書類を取り出すというリスクもありました。」

このように、棚卸にかかる業務負荷と重要な債権書類を移動するリスクが大きな課題となり、従来の簡易的なシステムから、債権書類管理に特化したシステムの導入を検討することが決まりました。

多摩信用金庫における債権書類管理の新システム導入は、2019年には計画が具体化し、IT戦略グループや融資部門が中心となって複数社のシステムの比較検討を進めていきました。そして2020年3月、アシストマイクロの債権書類管理システムの採用が決定されました。

「一番大きかったのは、システムが動いているデモンストレーションを見て、実際に使用するローン管理課のメンバーから『一番使い勝手がよいと感じた』という評価があったことでした。このほかにも、金融機関の導入実績が多数あること、当金庫のようにすでに書類が集中化済みでも移行しやすそうだったこと、そして費用面も含めて、総合的に評価して選択しました。」

債権書類管理を目的としたパッケージ製品はどれも、金融機関が業務で求める機能自体は備えているものの、現場部門から見たユーザーインターフェースのわかりやすさがアシストマイクロ製品の利点でした。また、システム選定の段階で、一部の書類に関して入庫申請・承認フローを追加するカスタイマイズ要件も提示しましたが、候補となっていたシステムベンダーで対応可否が分かれたそうです。アシストマイクロは、この点においても柔軟な対応が可能でした。

なお、選定の過程では、すでにアシストマイクロの債権書類管理システムを利用している別の信用金庫への視察も行う予定でした。ユーザー機関への視察は、導入検討中のお客様からの要望によってアシストマイクロが機会を調整しますが、立会いは行わないため、金融機関同士での率直な評価や意見交換が可能な場としての活用が可能です。多摩信用金庫の場合、残念ながらコロナ禍の影響で視察の実現には至りませんでしたが、かわりにユーザー機関の担当者に直接電話で使い勝手に関して質問でき、運用の疑問や不安が解消されたそうです。

債権書類管理システムの導入は2020年4月から開始となり、アシストマイクロと初期設定やカスタマイズ機能の要件定義に関する打ち合わせを数回実施した後、同年8月には試行店となる営業店で新システムへの移行・稼働が始まりました。
現在の状況やシステム導入の効果はいかがでしょうか。

※本導入事例の全文はパンフレットでご覧いただけます。
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“債権書類はすでに集中化済みでしたが、棚卸に係る人的負荷や精緻な管理が課題でした。

アシストマイクロの債権書類管理システムで、かなりの効果が得られると実感しています。”

― 多摩信用金庫　IT戦略グループ　担当者様